Henkilötietoja kerätään useimmiten suoraan sinulta tai niitä saadaan Aaltoan palveluiden käytön yhteydessä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten julkisista hakukoneista, julkisilta verkkosivuilta, sosiaalisesta mediasta ja julkisista rekistereistä.

Voimme vastaanottaa tietoja myös muilta samaan taloudelliseen yhteenliittymään ja konserniin kuuluvilta yhtiöiltä, joiden kanssa teemme yhteistyötä. Lisäksi voimme tuottaa henkilötietoja myös itse. Nämä tiedot sisältävät tietoja sinun ja Aaltoan edustajien välisestä viestinnästä ja tietoja, jotka liittyvät sinun ja edustajiemme välisiin tapaamisiin.

Tämän tietosuojaselosteen mukaisesti keräämäämme ja käsittelemämme henkilötiedot voidaan jaotella kahteen kategoriaan: A) Perustiedot ja B) Asiointitiedot.

A) Perustiedot, kuten:

• nimi

• syntymäaika ja henkilötunnus

• yhteistiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

• kieli

• kansalaisuus

• asiakkaan tuntemistiedot

• laskutustiedot

• verotukseen liittyvät tiedot

• lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi tarvittavat tiedot

• viestintä sinun ja Aaltoan edustajan välillä

• tiedot sinun ja Aaltoan edustajan välisistä tapaamisista

• tiedot osallistumisestasi Aaltoan järjestämiin tapaamisiin

• markkinoinnin opt-in- ja opt-out-tiedot

B) Asiointitiedot, kuten:

• IP-osoite

• laitteen tiedot

• maa

• käyttöohjelmisto

• selaintyyppi ja versio

• verkkosivuilla käytetty aika

• verkkosivustolla vierailun päivämäärä ja aika

• vierailemasi verkkosivujen osiot

• verkkosivujen tapahtumakirjaukset ja vuorovaikutus

Käytämme henkilötietoja, jotta voimme tarjota palveluitamme, harjoittaa ja kehittää liiketoimintaamme, täyttää sopimusten mukaiset ja lakisääteiset velvollisuutemme, ylläpitää asiakas- ja yhteistyösuhteita sekä markkinoidaksemme palvelujamme.

Voimme käsitellä henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Sopimusvelvoitteiden täyttäminen, palvelujen tarjoaminen, toimeksiantojen hoitaminen sekä liiketoiminnan harjoittaminen ja sen kehittäminen

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on mahdollistaa liiketoiminnan harjoittaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen, palveluiden tarjoaminen asiakkaille sekä sopimusvelvoitteiden täyttäminen asiakkaita kohtaan.

Lainmukaiset velvollisuudet

Voimme lisäksi käsitellä henkilötietoja täyttääksemme lakisääteiset velvollisuutemme. Esimerkkejä lakisääteisistä velvoitteista, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä ovat kirjanpito- ja verosäädöksiin liittyvät velvollisuudet, asiakkaan tuntemisvelvollisuus (KYC) sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä, havaitsemista ja tutkimista koskevista määräyksistä seuraavat velvollisuudet.

Asiakasviestintä, markkinointi- ja asiakasanalyysit

Meillä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja asiakasviestinnän sekä markkinointi- ja asiakasanalyysien yhteydessä. Voimme käsitellä henkilötietojasi ollaksemme yhteydessä kanssasi eri viestintäkanavien kautta. Voimme lisäksi käsitellä henkilötietoja markkinoidessa palveluitamme nykyisille tai potentiaalisille asiakkaille.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Aaltoan ulkopuolelle lainsäädännön niin salliessa tai velvoittaessa. Tietoja voidaan luovuttaa Aaltoan ulkopuolelle esimerkiksi:

• viranomaisille tai muille tahoille toimivaltaisen tuomioistuimen määräyksestä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi

• ostajalle tai muulle yritysjärjestelyyn liittyvälle relevantille taholle mahdollisen liiketoiminnan myynnin tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä

• valtuutetuille ulkopuolisille palveluntarjoajille, kuten kirjanpitoon, tilintarkastukseen, juridiikkaan, myyntiin, markkinointiin ja tietoturvaan liittyville palveluntarjoajille. Velvoitamme tällaisia palveluntarjoajia sopimuksin huolehtimaan riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojen suojaamiseksi sekä noudattamaan muutoinkin soveltuvaa lainsäädäntöä

• Aaltoan kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille

Tiedonsiirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Voimme joissain tapauksissa siirtää henkilötietoja EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle. Tällaisia tiedonsiirtoja voidaan toteuttaa, jos jokin seuraavista ehdoista toteutuu:

• EU:n komissio on päättänyt, että kyseisen maan tietosuojan taso on riittävä.

• Muita tarvittavia turvatoimia on otettu käyttöön esimerkiksi noudattamalla EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita tai varmistamalla, että tietoja käsittelevällä yrityksellä on voimassa olevat yritystä koskevat sitovat säännöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen ja niin kauan kuin lakien ja säännösten mukaiset tiedon säilyttämistä koskevat vaatimukset niin edellyttävät. Jos säilytämme tietojasi muihin tarkoituksiin kuin sopimuksen täytäntöön panemiseen, kuten rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen tai kirjanpidon hoitamiseen, säilytämme tietoja vain, jos se on kyseisen tarkoituksen kannalta tarpeellista ja/tai laissa ja säännöksissä säänneltyä taikka meillä on siihen oikeutettu etu, kuten sisäinen raportointi tai palveluiden markkinointi.

Sinulla on alla tarkemmin kuvatulla tavalla oikeus muun muassa tarkastaa tietosi ja oikeus saada puutteelliset tai virheelliset tiedot oikaistuiksi. Toimintaamme liittyy kuitenkin lakisääteisiä velvollisuuksia koskien tietojen säilyttämistä ja meillä voi olla velvollisuus käsitellä henkilötietojasi, vaikka pyytäisit käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista.

Voit vaikuttaa henkilötietoihisi seuravilla tavoilla:

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus tarkastaa, käsittelemmekö henkilötietojasi, mitä tietoja olemme sinusta tallentaneet ja saada jäljennös tiedoista.

Oikeus suostumuksen peruuttamiseen

Voit milloin tahansa peruuttaa muuhun henkilötietojen käsittelyyn antamasi suostumuksen. Jos peruutat suostumuksesi, voimme silti käsitellä henkilötietojasi muilla laillisilla perusteilla, esimerkiksi sovellettavista laista seuraavien vaatimusten noudattamiseksi. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusilmoitusta tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan mahdolliset virheelliset henkilötiedot sekä täydentää mahdolliset puutteelliset tiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

Sinulla on oikeus pyytää poistamaan henkilötietosi ja siltä osin kuin henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, peruuttaa suostumuksesi. Jos pyydät tietojesi poistamista tai peruutat suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, poistamme tiedot järjestelmistämme, ellei tietojen käsittelylle ole muuta laillista perustetta tai ellei meillä ole lakisääteistä velvollisuutta säilyttää tietoja.

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä 

Sinulla on erikseen säädettyjen edellytysten täyttyessä oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä. Oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ei koske lakisääteisistä velvoitteistamme johtuvaa henkilötietojen käsittelyä.

Oikeus tietojen siirtämiseen

Siltä osin kuin henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus saada itse toimittamasi henkilötiedot meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä oikeus saada tiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla voi olla oikeus perustellusta syystä vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus tehdä valitus

Mikäli katsot henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa voimassa olevan lainsäädännön kanssa, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.

Aaltoan verkkosivut toimivat Squarespacen avulla. Käytämme verkkosivuillamme evästeitä ensisijaisesti varmistaaksemme sivuston toimivuuden ja asianmukaisen käyttökokemuksen. Verkkosivuillamme voidaan käyttää Squarespacen tai muun osapuolen asettamia istuntokohtaisia ja pysyviä evästeitä.

Lisätietoja verkkosivujemme käyttämistä välttämättömistä ja aina käytössä olevista evästeistä löydät täältä ja evästeistä, jotka mittaavat verkkosivujemme suorituskykyä ja tarjoavat yksilöityjä käyttökokemuksia saa täältä.

Suosittelemme tarkistamaan edellä mainitut tiedot saadaksesi paremman käsityksen evästeiden toiminnasta verkkosivuillamme.

Voimme muuttaa tai päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin. Kun julkaisemme muutoksia, selosteen alussa oleva voimaantulopäivä muuttuu päivämääräksi, jolloin muutokset astuvat voimaan.

Aaltoa toimii henkilötietojen osalta Euroopan unionin yleisessä tietosuoja-asetuksessa (EU 2016/679) tarkoitettuna rekisterinpitäjänä.

Jos sinulla on henkilötietojen käsittelyyn liittyvä pyyntö, ilmoitus tai muuta kysyttävää, voit ottaa meihin yhteyttä info@aaltoa.fi.

Rekisterinpitäjä

Nimi:  Aaltoa & Co Oy (y-tunnus: 3457034-3)
Osoite: Erottajankatu 2, 00120 Helsinki
Sähköposti:  info@aaltoa.fi
Puhelinnumero: +358 50 340 2241

Yhteyshenkilö: Teemu Turunen

teemu.turunen@aaltoa.fi